Comparar dois ficheiros Excel

Sobre comparar duas folhas de cálculo

«Comparar duas listas» responde a «o que está numa e não na outra» para uma única coluna de valores. Isto responde à pergunta mais difícil e muito mais frequente: dadas duas versões da mesma tabela, o que mudou realmente?

Essa pergunta tem três partes, e uma resposta útil separa-as:

• Linhas que apareceram no ficheiro mais recente
• Linhas que desapareceram
• Linhas que continuam lá mas que agora dizem outra coisa — e em que célula

A terceira é a que importa e a que uma comparação de listas não lhe consegue dar. Um preço que passou de 10 para 12 não é uma linha removida mais uma linha acrescentada; é uma linha com uma célula alterada, e é assim que deve ser reportado.

Como as linhas são emparelhadas

Disto depende tudo, por isso é o primeiro controlo.

• Por uma coluna-chave — o caso habitual. Duas exportações dos mesmos dados, confrontadas por número de encomenda, referência ou email, de modo que uma linha que mudou de sítio continua a ser reconhecida como a mesma
• Por posição — linha 1 contra linha 1. A escolha certa quando não há chave nenhuma, ou quando é justamente a ordem que está a verificar

Com uma chave, um valor repetido é assinalado em vez de emparelhado em silêncio com a primeira linha que calhou. Se a chave não for única, nenhum emparelhamento é de confiança, e escolher um sem o dizer é o tipo de resposta em que se acredita.

Comparar os valores com justiça

Três definições decidem quando duas células contam como diferentes, e as predefinições são as tolerantes:

• Ignorar espaços a mais — ligado. Um espaço no fim não é uma alteração que alguém pretenda
• Tratar 1 000 e 1000 como o mesmo número — ligado. O mesmo valor escrito de duas maneiras é o mesmo valor; sem isto, um ficheiro exportado com separadores de milhares pareceria alterado em todas as células numéricas
• Distinguir maiúsculas — desligado, por isso ACME e Acme coincidem

Desligue-as quando for a própria formatação que está a auditar.

Como se usa

• Carregue o ficheiro A e o ficheiro B — carregue os dois, cole os dois, ou um de cada
• Escolha como emparelhar as linhas e que coluna é a chave
• Leia o resumo: alteradas, só em A, só em B, idênticas
• Estreite a vista a um só tipo se a lista for comprida
• Descarregue o CSV para ter registo de cada diferença

Para que serve

• Ver o que mudou entre a exportação deste mês e a do mês passado
• Rever uma lista de preços antes de ir para o ar
• Confirmar que uma migração de dados transferiu tudo intacto
• Descobrir que linhas um colega editou num livro partilhado
• Auditar um catálogo de produtos face à versão do fornecedor
• Confirmar que uma cópia de segurança corresponde ao original, linha a linha

Bom saber

• Funciona em Windows, macOS, Linux, ChromeOS, e em telemóveis e tablets — aceita texto colado ou ficheiros, não uma pasta
• Nada é enviado. Ambos os ficheiros são lidos e comparados na página
• Só de leitura. Nenhum dos ficheiros é alterado seja de que maneira for
• A comparação usa o cabeçalho do ficheiro A para os nomes das colunas, por isso os dois ficheiros devem ter as colunas pela mesma ordem
• Só os valores são comparados. As fórmulas são lidas como o seu resultado calculado, e a formatação, as cores e os comentários não são comparados de todo
• No ecrã são listadas até 200 células alteradas e 100 linhas por secção; o CSV contém sempre todas as diferenças

Ferramentas relacionadas

• Comparar duas listas — uma comparação mais simples para uma coluna de valores
• Comparar duas pastas — a mesma pergunta sobre ficheiros em vez de linhas
• Remover registos duplicados — limpar cada ficheiro antes de comparar
• PROCV online — juntar as duas tabelas em vez de as comparar