Comparar dos archivos de Excel

Sobre comparar dos hojas de cálculo

«Comparar dos listas» responde a «qué hay en una y no en la otra» para una sola columna de valores. Esto responde a la pregunta más difícil, y mucho más frecuente: dadas dos versiones de la misma tabla, ¿qué cambió realmente?

Esa pregunta tiene tres partes, y una respuesta útil las separa:

• Filas que aparecieron en el archivo más reciente
• Filas que desaparecieron
• Filas que siguen ahí pero que ahora dicen otra cosa, y en qué celda

La tercera es la que importa y la que una comparación de listas no puede darte. Un precio que pasó de 10 a 12 no es una fila eliminada más una fila añadida; es una fila con una celda cambiada, y así es como debe informarse.

Cómo se emparejan las filas

De esto depende todo, así que es el primer control.

• Por una columna clave: el caso habitual. Dos exportaciones de los mismos datos, cotejadas por número de pedido, referencia o correo, de modo que una fila que se movió de sitio sigue reconociéndose como la misma
• Por posición: fila 1 contra fila 1. La opción correcta cuando no hay clave alguna, o cuando lo que compruebas es precisamente el orden

Con una clave, un valor repetido se señala en vez de emparejarse en silencio con la primera fila que apareciera. Si la clave no es única, ningún emparejamiento es de fiar, y elegir uno calladamente es la clase de respuesta que la gente se cree.

Comparar los valores con justicia

Tres ajustes deciden cuándo dos celdas cuentan como distintas, y los valores por defecto son los indulgentes:

• Ignorar espacios de más: activado. Un espacio final no es un cambio que nadie pretenda
• Tratar 1.000 y 1000 como el mismo número: activado. El mismo valor con dos formatos es el mismo valor; sin esto, un archivo exportado con separadores de miles parecería haber cambiado en cada celda numérica
• Distinguir mayúsculas: desactivado, así que ACME y Acme coinciden

Desactívalos cuando lo que estés auditando sea el formato en sí.

Cómo se usa

• Carga el archivo A y el archivo B: sube los dos, pega los dos, o uno de cada
• Elige cómo emparejar las filas y qué columna es la clave
• Lee el resumen: cambiadas, solo en A, solo en B, idénticas
• Reduce la vista a un solo tipo si la lista es larga
• Descarga el CSV para dejar constancia de cada diferencia

Para qué se usa

• Comprobar qué cambió entre la exportación de este mes y la del anterior
• Revisar una lista de precios antes de publicarla
• Verificar que una migración de datos lo trasladó todo intacto
• Averiguar qué filas editó un compañero en un libro compartido
• Auditar un catálogo de productos frente a la versión del proveedor
• Confirmar que una copia de seguridad coincide con el original, fila por fila

Conviene saber

• Funciona en Windows, macOS, Linux, ChromeOS, y en móviles y tabletas: acepta texto pegado o archivos, no una carpeta
• No se sube nada. Ambos archivos se leen y se comparan en la página
• Solo lectura. Ninguno de los dos archivos se modifica de ninguna manera
• La comparación usa el encabezado del archivo A para los nombres de columna, así que los dos archivos deberían tener las columnas en el mismo orden
• Solo se comparan valores. Las fórmulas se leen como su resultado calculado, y el formato, los colores y los comentarios no se comparan en absoluto
• En pantalla se listan hasta 200 celdas cambiadas y 100 filas por sección; el CSV contiene siempre todas las diferencias

Herramientas relacionadas

• Comparar dos listas — una comparación más sencilla para una columna de valores
• Comparar dos carpetas — la misma pregunta sobre archivos en vez de filas
• Eliminar filas duplicadas — limpiar cada archivo antes de comparar
• BUSCARV online — unir las dos tablas en vez de compararlas