Zwei Excel-Dateien vergleichen

Über den Vergleich zweier Tabellen

„Zwei Listen vergleichen" beantwortet für eine einzelne Wertespalte die Frage „was ist in der einen und nicht in der anderen". Hier geht es um die schwierigere Frage, die weit häufiger auftritt: Was hat sich bei zwei Fassungen derselben Tabelle tatsächlich geändert?

Diese Frage hat drei Teile, und eine brauchbare Antwort trennt sie:

• Zeilen, die in der neueren Datei hinzugekommen sind
• Zeilen, die verschwunden sind
• Zeilen, die noch da sind, aber jetzt etwas anderes sagen — und in welcher Zelle

Der dritte Punkt ist der entscheidende und derjenige, den ein Listenvergleich nicht liefern kann. Ein Preis, der von 10 auf 12 gestiegen ist, ist keine entfernte plus eine hinzugefügte Zeile; es ist eine Zeile mit einer geänderten Zelle, und so sollte es auch gemeldet werden.

Wie die Zeilen gepaart werden

Davon hängt alles ab, deshalb ist es das erste Bedienelement.

• Über eine Schlüsselspalte — der Normalfall. Zwei Exporte derselben Daten, verknüpft über Bestellnummer, Artikelnummer oder E-Mail, sodass eine Zeile an anderer Position weiterhin als dieselbe Zeile erkannt wird
• Über die Position — Zeile 1 gegen Zeile 1. Die richtige Wahl, wenn es gar keinen Schlüssel gibt oder wenn gerade die Reihenfolge geprüft werden soll

Bei einem Schlüssel wird ein mehrfach vorkommender Wert gemeldet, statt still der zuerst gefundenen Zeile zugeordnet zu werden. Ist der Schlüssel nicht eindeutig, ist keine Zuordnung vertrauenswürdig, und stillschweigend eine auszuwählen ist genau die Art von Antwort, die geglaubt wird.

Werte fair vergleichen

Drei Einstellungen entscheiden, wann zwei Zellen als verschieden gelten, und die Voreinstellungen sind die nachsichtigen:

• Zusätzliche Leerzeichen ignorieren — an. Ein Leerzeichen am Ende ist keine Änderung, die jemand meint
• 1.000 und 1000 als dieselbe Zahl behandeln — an. Derselbe Wert in zwei Schreibweisen ist derselbe Wert; ohne dies schiene eine mit Tausendertrennzeichen exportierte Datei in jeder Zahlenzelle geändert
• Groß-/Kleinschreibung beachten — aus, ACME und Acme passen also zusammen

Schalten Sie sie aus, wenn Sie gerade die Formatierung prüfen.

So wird es benutzt

• Datei A und Datei B laden — beide hochladen, beide einfügen oder je eines
• Wählen, wie die Zeilen gepaart werden und welche Spalte der Schlüssel ist
• Die Übersicht lesen: geändert, nur in A, nur in B, identisch
• Bei langer Liste die Ansicht auf eine Art einschränken
• Die CSV herunterladen als Beleg für jeden Unterschied

Wofür es genutzt wird

• Prüfen, was sich zwischen dem Export dieses Monats und dem des letzten geändert hat
• Eine Preisliste durchsehen, bevor sie live geht
• Bestätigen, dass eine Datenmigration alles unversehrt übernommen hat
• Herausfinden, welche Zeilen eine Kollegin oder ein Kollege in einer gemeinsamen Arbeitsmappe bearbeitet hat
• Einen Produktkatalog gegen die Fassung des Lieferanten prüfen
• Bestätigen, dass eine Sicherung dem Original Zeile für Zeile entspricht

Gut zu wissen

• Läuft unter Windows, macOS, Linux und ChromeOS sowie auf Handys und Tablets — es nimmt eingefügten Text oder Dateien entgegen, keinen Ordner
• Nichts wird hochgeladen. Beide Dateien werden auf der Seite gelesen und verglichen
• Nur lesend. Keine der beiden Dateien wird in irgendeiner Weise verändert
• Für die Spaltennamen wird die Überschrift aus Datei A verwendet, die Spalten beider Dateien sollten also in derselben Reihenfolge stehen
• Verglichen werden nur Werte. Formeln werden als ihr berechnetes Ergebnis gelesen, und Formatierung, Farben und Kommentare werden gar nicht verglichen
• Auf dem Bildschirm werden bis zu 200 geänderte Zellen und 100 Zeilen je Abschnitt aufgeführt; die CSV enthält immer jeden Unterschied

Verwandte Werkzeuge

• Zwei Listen vergleichen — ein einfacherer Vergleich für eine Spalte von Werten
• Zwei Ordner vergleichen — dieselbe Frage für Dateien statt für Zeilen
• Doppelte Datensätze entfernen — jede Datei vor dem Vergleich bereinigen
• VLOOKUP online — die beiden Tabellen verknüpfen statt sie zu vergleichen