Despivotar datos

Sobre despivotar

Los informes llegan anchos porque así es como los lee la gente: una fila por producto, una columna por mes, los totales abajo. Es la forma correcta para una página impresa y la equivocada para casi todo lo demás.

Cualquier herramienta que quiera graficar, dinamizar, filtrar o importar esos datos los quiere largos: una fila por producto y mes, con el mes como valor en una columna en vez de como encabezado encima.

• Ancho — Producto | Ene | Feb | Mar
• Largo — Producto | Mes | Ventas, el triple de filas

Excel puede hacerlo con Power Query, que son varios cuadros de diálogo, un paso de carga y una actualización. Aquí son dos casillas y un nombre.

Cómo se usa

• Pega tus filas o sube una hoja de cálculo
• Marca las columnas que se quedan como están: las que identifican la fila, normalmente la primera o las dos primeras
• Todo lo que no marques se convierte en filas. Ponles nombre de paso a las dos columnas nuevas
• Descarga en CSV o Excel, o cópialo de vuelta

La primera columna viene marcada, porque en casi todo informe ancho es el identificador.

Las celdas vacías se descartan por defecto

Una rejilla ancha suele estar poco poblada. No todos los productos se vendieron todos los meses, así que buena parte de las celdas está en blanco, y arrastrarlas produce una tabla larga hecha sobre todo de nada.

Por eso los huecos se saltan salvo que los pidas. Conservar las celdas vacías como filas está para el caso en que un hueco sea significativo y no una ausencia: una encuesta donde «sin respuesta» es una respuesta real, o un horario donde una franja libre tiene que verse.

Cuando el informe tiene dos filas de encabezado

Los informes impresos suelen llevar una fila de título encima de los encabezados de verdad: una celda combinada que dice Ventas por mes sobre Ene, Feb, Mar. Leída como datos, esa fila superior se convierte en el encabezado, los encabezados reales pasan a ser la primera fila de valores, y el resultado es un disparate con una columna llamada Ventas por mes y otra sin nombre.

Despivotar no puede adivinar cuál fila es cuál, porque ambas son texto y ambas están encima de los números. La solución es borrar la fila decorativa antes de pegar: un clic en la hoja, y todo lo que sigue queda bien.

Lo mismo vale para una fila de totales abajo. No es una observación, así que no pertenece a una tabla larga; déjala fuera de la selección o bórrala del resultado. Arrastrarla en silencio duplica cada cifra en cuanto alguien suma la columna de valores.

Para qué se usa

• Hacer que un informe ancho sea utilizable por una tabla dinámica, que necesita una fila por observación
• Llevar columnas mensuales o trimestrales a una forma que un gráfico pueda trazar en el tiempo
• Preparar una hoja para importarla a una base de datos, que quiere un valor por fila
• Convertir una rejilla de presupuesto en una lista de partidas
• Reestructurar resultados de encuestas donde cada pregunta se convirtió en su propia columna
• Producir datos tidy para R, pandas o cualquier herramienta de análisis que los espere

Conviene saber

• Funciona en Windows, macOS, Linux, ChromeOS, y en móviles y tabletas: acepta texto pegado o un archivo, no una carpeta
• No se sube nada. Tanto la lectura como la reestructuración ocurren en la página
• La primera fila es siempre el encabezado, porque los encabezados de columna se convierten en los valores de la nueva columna de atributos: sin ellos no hay forma de despivotar una tabla
• Marcar todas las columnas no dejaría nada que despivotar, así que la herramienta recurre a conservar solo la primera
• El orden de las filas sigue al original: todos los valores de la primera fila, luego todos los de la segunda
• La vista previa muestra las primeras 200 filas; la descarga contiene siempre todas

Herramientas relacionadas

• Agrupar y sumar — la dirección contraria: plegar filas en un resumen
• Transponer filas y columnas — girar la tabla entera en su lugar
• Dividir y combinar columnas — rehacer las columnas mismas
• Excel a JSON — llevarse la tabla larga a otro sitio